Hoe Maak Ik Als Zzp’Er Een Factuur: Een Handige Gids

1. Eisen aan een factuur als zzp’er

Als zzp’er ben je verplicht om facturen te sturen naar je klanten. Het is belangrijk om te voldoen aan bepaalde eisen bij het opstellen van een factuur. Hieronder worden de belangrijkste eisen uitgelegd:

1.1. Vermelding van je eigen gegevens
Op de factuur moeten jouw bedrijfsgegevens duidelijk worden vermeld. Dit omvat onder andere je volledige naam, adres en contactgegevens. Zorg ervoor dat deze gegevens correct zijn en gemakkelijk te lezen zijn.

1.2. Vermelding van het KvK-nummer
Als zzp’er moet je ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel (KvK). Op je factuur moet je het KvK-nummer van je bedrijf vermelden. Dit nummer identificeert jouw bedrijf en is belangrijk voor de administratie van zowel jou als je klanten.

1.3. Vermelding van het BTW-nummer
Als zzp’er ben je in de meeste gevallen verplicht om BTW te berekenen en te vermelden op je facturen. Zorg ervoor dat je BTW-nummer duidelijk op de factuur staat. Dit nummer wordt toegekend door de Belastingdienst en dient als identificatie voor je BTW-aangifte.

1.4. Factuurnummer en factuurdatum
Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit helpt bij het ordenen en volgen van je facturen. Daarnaast moet je ook de factuurdatum vermelden, dit is de datum waarop de factuur is opgesteld.

1.5. BTW-bedragen en tarieven
Als zzp’er ben je verplicht om BTW te berekenen over je geleverde diensten of producten. Het tarief van de BTW kan verschillen, afhankelijk van het soort product of dienst dat je aanbiedt. Zorg ervoor dat je het juiste BTW-percentage vermeldt op je factuur.

2. Inhoud van een factuur

Een factuur als zzp’er moet een aantal essentiële elementen bevatten om als rechtsgeldig te worden beschouwd. Hieronder worden de belangrijkste elementen van een factuur uitgelegd:

2.1. Jouw bedrijfsgegevens
Zoals eerder vermeld, moeten je eigen bedrijfsgegevens duidelijk worden vermeld op de factuur. Dit omvat je volledige naam, adres en contactgegevens. Zorg ervoor dat deze gegevens correct en nauwkeurig zijn.

2.2. Klantgegevens
Naast je eigen gegevens moet je ook de gegevens van je klant vermelden. Dit omvat de bedrijfsnaam, het adres en de contactgegevens van je klant. Zorg ervoor dat je deze gegevens nauwkeurig invoert en dubbel controleert.

2.3. Factuurnummer en factuurdatum
Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben, samen met de factuurdatum. Dit helpt bij het identificeren en organiseren van je facturen. Het factuurnummer moet chronologisch worden genummerd en moet op elke factuur worden verhoogd.

2.4. Beschrijving van geleverde dienst of product
Op de factuur moet je een duidelijke en gedetailleerde beschrijving geven van de geleverde dienst of het geleverde product. Dit helpt je klant om de factuur beter te begrijpen.

2.5. BTW en tarieven
Zoals eerder vermeld, moet je over het algemeen BTW berekenen over je geleverde diensten of producten. Zorg ervoor dat je het juiste BTW-percentage vermeldt en bereken het BTW-bedrag nauwkeurig.

2.6. Totaalbedrag
Vermeld altijd het totaalbedrag van de factuur, inclusief en exclusief BTW. Dit geeft je klant een duidelijk overzicht van de kosten.

3. Factuurnummer en factuurdatum

Een factuurnummer en factuurdatum zijn twee belangrijke elementen van een factuur als zzp’er. Hieronder wordt uitgelegd waarom ze belangrijk zijn:

3.1. Factuurnummer
Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit zorgt voor een goede administratie en maakt het gemakkelijker om facturen te ordenen en bij te houden. Het factuurnummer moet logisch worden genummerd en op elke factuur worden verhoogd. Bijvoorbeeld, begin met de prefix “F” gevolgd door een numerieke reeks (bijvoorbeeld F001, F002, F003, enz.).

3.2. Factuurdatum
De factuurdatum is de datum waarop de factuur is opgesteld. Dit is een belangrijk element omdat het zowel jou als je klant helpt bij het bijhouden van betalingen en financiële transacties. Zorg ervoor dat de factuurdatum correct en nauwkeurig is.

4. Vermelding van klantgegevens

Het vermelden van de klantgegevens op een factuur is essentieel om ervoor te zorgen dat de factuur rechtsgeldig is en om misverstanden te voorkomen. Hieronder worden de belangrijkste klantgegevens uitgelegd die vermeld moeten worden:

4.1. Bedrijfsnaam
Vermeld de volledige bedrijfsnaam van je klant op de factuur. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de factuur naar de juiste partij wordt gestuurd.

4.2. Adresgegevens
Zorg ervoor dat je het volledige adres van je klant vermeldt. Dit omvat de straatnaam, het huisnummer, de postcode en de plaatsnaam. Deze informatie is belangrijk voor de correcte adresverwerking en om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste persoon aankomt.

4.3. Contactgegevens
Vermeld ook de contactgegevens van je klant, zoals een telefoonnummer en e-mailadres. Dit kan nuttig zijn als er vragen of problemen zijn met betrekking tot de factuur.

5. Beschrijving van de geleverde dienst of product

Op de factuur moet je een duidelijke beschrijving geven van de geleverde dienst of het geleverde product. Dit helpt je klant om de factuur beter te begrijpen en elimineert eventuele misverstanden. Hier zijn een paar tips bij het beschrijven van je product of dienst:

5.1. Wees specifiek en gedetailleerd
Zorg ervoor dat je een specifieke en gedetailleerde beschrijving geeft van de geleverde dienst of het geleverde product. Vermeld indien mogelijk ook het aantal eenheden of de duur van de geleverde dienst.

5.2. Gebruik begrijpelijke taal
Probeer jargon of technische termen te vermijden bij het beschrijven van je product of dienst. Gebruik begrijpelijke taal, zodat je klant gemakkelijk de aard van de geleverde dienst of het geleverde product kan begrijpen.

5.3. Vermeld eventuele extra kosten
Als er extra kosten zijn, zoals verzendkosten of andere bijkomende kosten, vermeld deze dan duidelijk op de factuur. Dit voorkomt misverstanden en verrassingen voor je klant.

6. BTW en tarieven

Als zzp’er ben je meestal verplicht om BTW te berekenen en te vermelden op je facturen. Het tarief van de BTW kan variëren, afhankelijk van het soort product of dienst dat je levert. Hier zijn een paar punten om in gedachten te houden:

6.1. BTW-tarief
Zorg ervoor dat je het juiste BTW-tarief vermeldt op je factuur. Het standaardtarief voor BTW in Nederland is 21%, maar er zijn ook verlaagde tarieven van 9% en 0% voor bepaalde producten en diensten. Controleer de geldende tarieven en pas deze correct toe op je factuur.

6.2. BTW-bedrag
Bereken het BTW-bedrag nauwkeurig op basis van het BTW-tarief en het bedrag van de geleverde dienst of het geleverde product. Vermeld het BTW-bedrag afzonderlijk op de factuur, zodat je klant een duidelijk overzicht heeft van de kosten.

6.3. Vermelding van vrijstelling van BTW
In sommige gevallen kan het zijn dat je als zzp’er vrijgesteld bent van BTW. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR). Als je vrijgesteld bent van BTW, moet je dit duidelijk vermelden op je factuur.

7. Betalingstermijn en betalingsinstructies

Het vaststellen van een duidelijke betalingstermijn en het verstrekken van betalingsinstructies is belangrijk om ervoor te zorgen dat je tijdig betaald krijgt. Hier zijn een paar punten om in gedachten te houden:

7.1. Betalingstermijn
Bepaal een redelijke betalingstermijn voor je facturen. Dit kan bijvoorbeeld 14 dagen, 30 dagen of een andere termijn zijn, afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt met je klant. Vermeld de betalingstermijn duidelijk op de factuur, zodat je klant weet wanneer de factuur moet worden betaald.

7.2. Betalingsinstructies
Vermeld duidelijke betalingsinstructies op je factuur, zodat je klant weet hoe hij of zij de factuur kan betalen. Dit kan bijvoorbeeld een bankrekeningnummer zijn waarop het bedrag moet worden overgemaakt, of een link naar een online betaalplatform.

7.3. Herinneringen en aanmaningen
Als je klant niet binnen de gestelde betalingstermijn betaalt, kun je herinneringen en aanmaningen sturen om hen eraan te herinneren dat de betaling nog openstaat. Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert en beleefd blijft bij het versturen van deze berichten.

FAQs

1. Kan ik een factuur maken zonder KvK-nummer?

In de meeste gevallen ben je als zzp’er verplicht om ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel (KvK) en je KvK-nummer te vermelden op je facturen. Als je geen KvK-nummer hebt, zijn er echter uitzonderingen. Bijvoorbeeld als je een vrijstelling hebt van de KvK-registratie, zoals wanneer je als kleine ondernemer deelneemt aan de KOR. In dat geval moet je je BTW-nummer vermelden in plaats van je KvK-nummer. Raadpleeg de Belastingdienst of een financieel adviseur voor meer informatie.

2. Kan ik mijn facturen sturen zonder BTW te berekenen?

In sommige gevallen kan het zijn dat je als zzp’er vrijgesteld bent van BTW en dus geen BTW hoeft te berekenen op je facturen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR) of als je binnen een bepaalde omzetgrens blijft. Het is belangrijk om de regels en voorschriften van de Belastingdienst te raadplegen om te bepalen of je BTW moet berekenen of niet.

3. Mag ik een gratis factuur maken?

Ja, je kunt een gratis factuur maken. Er zijn verschillende online tools en sjablonen beschikbaar waarmee je eenvoudig een factuur kunt opstellen zonder kosten. Deze tools bieden vaak verschillende ontwerpen en functionaliteiten om aan je specifieke behoeften te voldoen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de gratis factuur sjabloon voldoet aan de wettelijke eisen voor een factuur als zzp’er.

4. Moet ik een factuur maken in Word?

Nee, je bent niet verplicht om een factuur te maken in Word. Er zijn verschillende software- en online tools beschikbaar waarmee je facturen kunt

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan wat er op een elektronische of papieren factuur moet staan: De naam van de ontvanger, let op dit moet de bedrijfsnaam of handelsnaam zijn zoals op het uittreksel KVK is vermeld; Een uniek en opvolgend factuurnummer; De verzenddatum van de factuur.Vermeld de naam van de contact persoon en het adres van je opdrachtgever. Vermeld de factuurdatum en de datum van levering goederen diensten. Geef aan waar de factuur voor is: omschrijf de geleverde producten of werkzaamheden. Vermeld het factuurnummer; al je facturen zijn opeenvolgend genummerd.Indien je vrijgesteld bent van btw, moet je factuur in principe aan dezelfde regels voldoen als die voor btw-plichtigen. Zo moet je factuur de factuurdatum bevatten, de naam en de gegevens van je onderneming alsook de naam en de gegevens van de klant. Ook het bedrag excl. btw en het btw-percentage moet je vermelden.

Hoe Maak Je Als Zzp Een Factuur?

Hoe Ziet Een Factuur Eruit Van Een Zzp Er?

Hoe Maak Ik Een Factuur Zonder Btw?

Hoe Maak Je Een Factuur Zonder Kvk?

Aggregeren 29 hoe maak ik een factuur als zzp er